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Software und Lösungen
Gümligen Yverdon-les-Bains Berlin

POLYPOINT AG
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POLYPOINT Deutschland GmbH
Walther-Nernst-Straße 5
DE-12489 Berlin

Kundensupport

Ausfallmanagement.

Weil Ausfälle unvermeidbar sind, aber nicht unsteuerbar.

Kurzfristige Absenzen strukturiert managen – digital und regelkonform.

Unvorhergesehene Ausfälle gehören zum Alltag im Gesundheitswesen. Mit den Lösungen von POLYPOINT bleiben Sie handlungsfähig: Abwesenheiten erfassen, Ersatz finden, Dienstpläne anpassen und Kommunikation steuern. 
 

Mehr Übersicht, weniger Unsicherheit: 

  • Einfach organisieren: Arztzeugnisse erfassen, Arbeitsunfähigkeitsgrad hinterlegen, Restarbeitszeit automatisiert berechnen – für eine klare, effiziente Planung.
  • Schnell reagieren: Offene Dienste, kritische Besetzungen und Handlungsbedarf auf einen Blick.
  • Gezielt ersetzen: Intelligente Vorschläge statt manueller Suche – regelkonform und fair. 
  • Klar kommunizieren: Änderungen laufen digital und transparent – ohne Umwege. 
blogMedia-polypoint
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Sechs Funktionen für strukturiertes Ausfallmanagement.

smartPEP

1. 

Abwesenheiten erfassen – einfach und vollständig


Ungeplante Abwesenheiten sofort managen. 

  • Medizinische oder private Gründe kontextspezifisch und sensitiv markieren. 
  • Ersatzbedarf wird erkannt und passend vorgeschlagen. 
  • Nachweise sicher hinterlegen (z. B. Arztzeugnisse etc.) und Restarbeitszeit wird automatisiert berechnet. 
smartPEP

2. 

Ersatz finden – gezielt statt gesucht 


Ersatzsuche – interaktiv über myPOLYPOINT. 

  • Intelligente Vorschlagslogik nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Vorgaben.
  • Anfragen gehen per Push direkt an passende Mitarbeitende –Antworten fliessen direkt in die Planung. 
  • Manuelle Umverteilung und Rückfragen werden reduziert. 
smartPEP

3. 

Ressourcen einsetzen – gezielt und bedarfsgerecht  


Den passenden Ersatz planen – schnell und regelkonform. 

  • Personalressourcen aus dem Pool beziehen, nach Skills und Verfügbarkeiten gefiltert.  
  • Direkt in den Dienstplan übernehmen – ohne Medienbruch. 
  • Einsetzbar über alle Bereiche – auch interdisziplinär. 
smartPEP

4. 

Dienstplan anpassen – flexibel und regelkonform   


Dienstplan in Echtzeit anpassen. 

  • Kurz- und langfristige Planungsänderungen werden sofort sichtbar. 
  • Auswirkungen auf Arbeitszeiten, Pausen/Ruhezeiten sowie Stunden- und Zuschlagskonten werden berechnet. 
  • Hinterlegte Regulatorien werden bei geänderten Diensten geprüft und nachvollziehbar eingehalten. 
smartPEP

5. 

Kommunikation – ohne Schleifen


Alle Beteiligten werden sofort informiert – digital und nachvollziehbar. 

  • Push-Benachrichtigung an Betroffene per App. 
  • Änderungen im Dienstplan jederzeit einsehbar. 
  • Digitale Bestätigung der Übernahme. 
  • Rollenbasierte Steuerung – z. B. für Planung, Controlling oder Führung.
smartPEP

6. 

Dokumentiert, prüfbar, auswertbar  


Vorgänge sind revisionssicher protokolliert und auswertbar – für HR, Payroll und Führung. 

  • Protokolle zu Änderungen, Freigaben und Vertretungen. 
  • Nachweise und Auswertungen einfach zur Hand. 
  • Export für Payroll/Controlling.

Ergebnisse in Zahlen.

– 60 %

manueller Aufwand bei kurzfristigen Ausfällen. 

+ 40 %

schnellere Besetzung durch gezielte Vorschläge. 

– 50 %

Abstimmungsaufwand reduziert sich zwischen Planung, HR und Teams. 

– 50 Min.

Zeitersparnis pro Ersatzsuche im Durchschnitt (pro Ausfallfall). 

Hinweis: Werte basieren auf Projekten mit Gesundheitsorganisationen in der Schweiz, in Deutschland, Liechtenstein und darüber hinaus. Effekt variiert nach Ausgangslage und Reifegrad.

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Ausfälle lassen sich nicht verhindern – aber gezielt steuern. Mit POLYPOINT behalten Sie Überblick und Handlungsfähigkeit.

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Teil einer vernetzten Planungslösung – mit klarer Prozesslogik.

Der Personaleinsatz ist ein zentraler HR-Prozess – mit Lösungen, die ineinandergreifen. Zusammen bilden sie ein smartes Workforce Management.

  • Personaleinsatzplanung organisiert den konkreten Einsatz – dienstbasiert und regelgesteuert. 
  • Zeiterfassung und Zeitwirtschaft dokumentieren, was geleistet wurde – automatisiert und mobil. 
  • Flexibilisierung und Personalpools ergänzen die Planung um dynamische Ressourcen – steuerbar bei Schwankungen und Ausfällen. 
  • Ausfallmanagement reagiert gezielt auf kurzfristige Lücken.  
  • Employee Self Services binden Mitarbeitende direkt ein – für Verfügbarkeiten und Rückmeldungen. 

Weitere Lösungen im Kontext von smart Workforce Management:

Employee Self Service
Self Services mit myPOLYPOINT