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Logiciels et solutions
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POLYPOINT Deutschland GmbH
Walther-Nernst-Strasse 5
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Gestion des absences.

Parce que les absences sont inévitables, mais pas ingérables.

Gérer les absences de dernière minute de manière structurée – numériquement et dans le respect des règles.

Les absences imprévues font partie du quotidien du secteur de la santé. Avec les solutions de POLYPOINT, vous gardez la maîtrise: saisir les absences, trouver des remplaçants, adapter les plannings et gérer la communication. 

Une meilleure vue d’ensemble, moins d’incertitude: 

  • Simplicitéd’organisation: saisir les certificats médicaux, enregistrer le taux d’incapacité de travail, calculer automatiquement le temps de travail restant – pour une planification claire et efficace.
  • Réaction rapide: services ouverts, affectations critiques et actions à entreprendre en un coup d’œil. 
  • Remplacements ciblés: des propositions intelligentes au lieu d’une recherche manuelle – conformes aux règles et équitables. 
  • Communication claire: les changements s’effectuent de manière numérique et transparente, sans détour. 
Saisir les absences, trouver un remplacement et gérer les ajustements de manière numérique. PEP.
Gestion des absences pour visualiser les disponibilités et planifier rapidement un remplacement. PEP.

Six fonctionnalités pour une gestion structurée des absences.

smartPEP

1.

Saisie des absences de manière simple et complète 


Documenter immédiatement les absences imprévues – en déplacement, en stationnaire ou par des planificateurs. 

  • Noter les raisons médicales ou privées de manière contextuelle et sensible.
  • Le besoin de remplacement est identifié et proposé de manière appropriée.
  • Conserver les justificatifs en lieu sûr (p. ex. certificats médicaux, etc.) et le temps de travail restant est calculé automatiquement. 
smartPEP

2.

Trouver un remplacement – cibler plutôt que chercher 


Recherche de remplacement – interactive via myPOLYPOINT. 

  • Logique de suggestion intelligente en fonction des qualifications, de la disponibilité et des exigences.
  • Les demandes sont envoyées directement par push aux collaborateurs concernés – les réponses sont directement intégrées dans la planification.
  • La redistribution manuelle et les demandes de clarification sont réduites. 
 
smartPEP

3.

Utiliser les ressources de manière ciblée et adaptée aux besoins 


Saisir la bonne affectation dans le planning – rapidement et conformément aux règles. 

  • Obtenir les ressources en personnel du pool, filtrées par compétences et disponibilités. 
  • Intégrer directement dans le planning – sans interruption de flux.
  • Utilisable dans tous les domaines, y compris de manière interdisciplinaire. 
smartPEP

4.

Adapter le planning – de manière flexible et conforme aux règles 


Adapter le planning en temps réel. 

  • Les modifications de planification à court et à long terme sont immédiatement visibles.
  • Les effets sur le temps de travail, les pauses/temps de repos ainsi que les comptes d’heures et d’indemnités sont calculés.
  • Les réglementations enregistrées sont vérifiées pour les services modifiés et respectées de manière compréhensible. 
smartPEP

5.

Communication – sans détours 


Toutes les personnes concernées sont immédiatement informées – de manière numérique et compréhensible. 

  • Notification push aux personnes concernées via l’application.
  • Les modifications du planning sont consultables à tout moment.
  • Confirmation numérique des modifications. 
smartPEP

6.

Documenté, vérifiable, évaluable 


Procès-verbaux des processus conformes aux exigences de révision et analysables – pour les RH, le payroll et la direction. 

  • Procès-verbaux relatifs aux modifications, aux validations et aux remplacements.
  • Justificatifs et évaluations toujours sous la main.
  • Exportation pour Payroll/Controlling. 

Résultats en chiffres.

– 60 %

de travail manuel en cas d’absences de courte durée. 

+ 40 %

une affectation plus rapide grâce à des propositions ciblées. 

– 50 %

de travail de coordination entre la planification, les RH et les équipes. 

– 50 Min.

gain de temps moyen par recherche de remplacement (par absence). 

Remarque: les valeurs sont basées sur des projets menés avec des organisations de santé en Suisse, en Allemagne, au Liechtenstein et au-delà. L’effet varie en fonction de la situation initiale et du degré de maturité.

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Les absences ne peuvent pas être évitées, mais gérées de manière ciblée.
Avec POLYPOINT, vous conservez une bonne vue d’ensemble et une capacité d’action.

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Élément d’une solution interconnectée – avec une logique de processus claire.

L’affectation du personnel est un processus RH essentiel, avec des solutions qui interagissent. Ensemble, ils forment un Workforce Management intelligent.  

  • La planification du personnel organise l’affectation concrète – en fonction des services et des règles. 

  • La saisie et la gestion du temps documentent ce qui a été accompli – de manière automatisée et mobile. 
  • La flexibilisation et les pools de personnel complètent la planification par des ressources dynamiques – pilotables en cas de fluctuations et d’absences. 
  • La gestion des absences assure la continuité des soins – avec des workflows clairs pour les suppléances et des demandes rapides de remplacement. 
  • La planification automatisée réduit la charge de travail – grâce à des propositions intelligentes.  
  • Les Employee Self Services impliquent directement les collaborateurs – pour les disponibilités, les souhaits et les retours. 

Autres solutions dans le contexte du smart Workforce Management.

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